Mensen voor cijfers. Een interessant motto van Afier, een accountants- en advieskantoor uit Tynaarlo, opererend in het noorden en oosten van Nederland. “Dat betekent dat wij de mens achter de cijfers centraal stellen”, licht Robby van Sluis, data-analist, toe. Hoe uit zich dat precies? En welke rol is hierin weggelegd voor Referentie GrootboekSchema? “De kracht van RGS wordt steeds duidelijker zichtbaar in onze dagelijkse praktijk.”
"Een cruciale rol in dit proces is weggelegd voor RGS. Omdat elke administratie zijn eigen grootboekschema hanteert, gebruiken wij het referentieschema als een soort vertaalslag of brugstraat"
“Een goed voorbeeld hiervan is een recent project waarbij de afdelingen Analytics & IT en Samenstel de handen ineen hebben geslagen”, vertelt Van Sluis, die hiermee de essentie van een nauwe samenwerking aanduidt. “In dit project hebben we een gestandaardiseerd dashboard ontwikkeld dat draait op basis van Exact Online. Dit dashboard is ontworpen om administraties op een uniforme manier inzichtelijk te maken. Een cruciale rol in dit proces is weggelegd voor RGS. Omdat elke administratie zijn eigen grootboekschema hanteert, gebruiken wij het referentieschema als een soort vertaalslag of brugstraat. Hiermee brengen we alle administraties onder in één uniform format. Dit gestandaardiseerde format vormt vervolgens de basis voor onze rapportages in Power BI, onze rapportagetool. Deze multidisciplinaire aanpak stelt ons in staat om klanten op diverse vlakken te ondersteunen en innovatieve oplossingen te ontwikkelen.”
"Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de consistentie en betrouwbaarheid van de rapportages"
Efficiëntie
Van Sluis: “Het grote voordeel van deze aanpak is dat gebruikers in één oogopslag inzicht krijgen in de volledige financiële situatie van hun administratie. Dankzij de inzet van RGS kunnen we het ontwikkelproces van rapportages grotendeels automatiseren. Zodra één rapport is ontwikkeld, hoeven we alleen de administratie aan te passen. Daarna kan het rapport worden ververst, en binnen een minuut is er een nieuwe rapportage beschikbaar voor een andere administratie. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de consistentie en betrouwbaarheid van de rapportages.”
Belangrijk aandachtspunt
Toch kent RGS ook wat verbeterpunten, beaamt Van Sluis: “Een belangrijk aandachtspunt is dat het koppelen van administraties aan RGS tijd kost. Veel softwarepakketten hanteren hun eigen grootboekrekeningschema’s, die handmatig gekoppeld moeten worden aan RGS. Dit proces verloopt echter een stuk efficiënter wanneer het vanaf het begin wordt meegenomen in de standaardprocessen binnen een organisatie. Een ander nadeel is dat RGS niet flexibel is aan te passen. We merken dat sommige accountants behoefte hebben aan meer vrijheid om bepaalde zaken op een andere manier te presenteren dan RGS toelaat.”
"Ook al zie je de voordelen misschien niet direct, het gebruik van RGS voorkomt op termijn veel problemen"
Automatiseringsslagen
Of RGS een aanbeveling waard is? “Zeker”, aldus Van Sluis. “Het zorgt voor uniformiteit in administraties en voorkomt vervuiling van gegevens. Bovendien maakt het automatiseringsslagen mogelijk die zonder RGS simpelweg niet haalbaar zouden zijn. Een goed voorbeeld hiervan is de mogelijkheid om in Exact Online gebruik te maken van Smart Closing. Hiervoor is het wel noodzakelijk dat de administratie gekoppeld is aan RGS. Kortom, ook al zie je de voordelen misschien niet direct, het gebruik van RGS voorkomt op termijn veel problemen.”
Bredere inzet
Van Sluis: “Naast onze inspanningen om een gestandaardiseerd proces in te richten voor de samenstelafdeling op basis van het Referentie GrootboekSchema, zetten we RGS ook succesvol in bij klantspecifieke toepassingen in combinatie met Auditfiles. De voordelen van RGS worden steeds duidelijker zichtbaar in onze dagelijkse praktijk. Daarom sluiten we niet uit dat we deze standaard in de toekomst nog breder zullen gaan inzetten.”