Finx Accountants uit Sneek helpt vooral midden- en kleinbedrijven (mkb). “Naast de cijfers vinden we het belangrijk om ondernemers ook écht te begrijpen en met ze mee te denken”, zegt Hans Terpstra, partner bij Finx Accountants. “Zo kunnen we ze helpen om hun bedrijf gezond te houden en waar mogelijk te laten groeien.”
Een krachtige drijfveer. “Onze dienstverlening bestaat uit het verwerken van administraties, het verzorgen van belastingaangiftes (zoals inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting), loonadministratie en het samenstellen van jaarrekeningen”, legt Terpstra uit.
Toekomstbestendigheid
Waarom Finx alvast koppelingen met RGS inricht? “We merken dat steeds meer partijen – denk aan banken, softwareleveranciers en soms ook klanten – vragen om data in RGS-formaat. Door daarop in te spelen, kunnen we straks makkelijker en efficiënter gegevens uitwisselen. We zien RGS als een stap richting toekomstbestendigheid.”
“Het begin is er”
Terpstra: “Op dit moment hebben we RGS-koppelingen gelegd in onze boekhoudsoftware. Daarmee kunnen we rekeningschema’s van klanten koppelen aan de standaard RGS-codes. Het is nog beperkt, maar het begin is er. In de praktijk betekent dit vooral dat we administraties geschikt maken voor koppelingen, zodat data makkelijker gestandaardiseerd verwerkt kan worden.”
"De echte winst hopen we op termijn te gaan zien"
Winst op lange termijn
Finx richt zich vooral op de baten op lange termijn. “Op dit moment zijn de voordelen nog beperkt, eerlijk gezegd. De grootste uitdaging is namelijk het vullen en herstructureren van bestaande administraties. Dat is veel werk en kost veel tijd, vooral bij administraties die al jaren bestaan en een complex rekeningschema hebben. De echte winst hopen we op termijn te gaan zien, maar zover zijn we nu nog niet”, aldus Terpstra.
“Maar RGS is in de basis een goed instrument, vooral als je opnieuw begint of werkt met strak ingerichte administraties. Bij oudere klantadministraties met uitgebreide rekeningschema’s is het inrichten van een goed RGS-schema een flinke klus. De voordelen wegen op dit moment nog niet op tegen de tijd die het kost.”
Tijdrovend
De implementatie van RGS vraagt tijd en capaciteit. “De eerste inrichting per klant is tijdrovend”, benadrukt Terpstra. “En als er iets verandert in het RGS-schema of er aanvullingen komen, moet je dat per administratie weer controleren en aanpassen. Dat is handmatig werk, en het kost veel capaciteit. Automatische koppelingen op basis van een bestaand rekeningschema zouden een uitkomst zijn, maar helaas is onze boekhoudsoftware daar nog niet goed op ingericht.”
"Begin er alleen aan als je weet waar je aan begint"
Voor organisaties die RGS nog niet hebben geïmplementeerd heeft Terpstra de volgende boodschap. “Begin er alleen aan als je weet waar je aan begint. Vooral als je werkt met klantadministraties die elk op hun eigen manier zijn ingericht, is het veel handwerk. Als je echter met standaard administraties of templates werkt, dan is het een ander verhaal. Maar onderschat de tijdsinvestering niet – zeker niet in de opstartfase.”
RGS in combinatie met XML Auditfile?
“Dat is op dit moment nog onduidelijk. We moeten ons opnieuw beraden: willen we alle administraties echt ‘RGS-klaar’ maken? Of wachten we tot er goede tools komen die dat automatisch voor ons kunnen doen? Voor nu zitten we nog in de oriënterende fase. We sluiten niet uit dat we er geleidelijk mee doorgaan, maar dat is een beslissing die we op directieniveau moeten nemen.”