NBC Van Roemburg & Partners is een accountantskantoor in Volendam. “Wij ondersteunen ondernemers met uiteenlopende diensten, zoals het verwerken van administraties, het samenstellen van jaarrekeningen, loonverwerking en het verzorgen van fiscale aangiften voor inkomstenbelasting, vennootschapsbelasting en overige belastingvraagstukken”, begint Kurt Schuster, IT manager en adviseur bij NBC Van Roemburg, zijn verhaal.
“Daarnaast denken we actief mee over fiscale optimalisatie en adviseren we ondernemers op maat. Door onze persoonlijke benadering en stevige vakkennis bouwen we langdurige relaties op met onze klanten, voornamelijk in het midden- en kleinbedrijf.”
"Dat trok onze aandacht en heeft ons uiteindelijk over de streep getrokken om met RGS aan de slag te gaan"
Hoe een stageopdracht leidde tot implementatie van RGS
“Een stagiair kreeg destijds de opdracht om te onderzoeken wat de toegevoegde waarde van RGS kon zijn ten opzichte van ons eigen standaard rekeningschema”, aldus Schuster. “Met name de mogelijkheden voor betere rapportages en het gemakkelijker kunnen uitwisselen van gegevens met andere kantoren, bijvoorbeeld in het geval van een klantoverdracht, trok onze aandacht. Dat heeft ons uiteindelijk over de streep getrokken om ermee aan de slag te gaan.”
Onderdeel van manier van werken
Schuster: “We hebben RGS gekoppeld aan ons standaard rekeningschema binnen onze administratieve template. In de praktijk betekent dit dat iedere nieuwe administratie automatisch start met een basisstructuur waarin de grootboekrekeningen al zijn verbonden aan de juiste RGS-codes. Daardoor kunnen we gegevens efficiënter verwerken en is de basis overal gelijk. Het is dus geen los project, maar echt onderdeel geworden van onze manier van werken.”
Vaste structuur
Het gebruik van RGS kent talloze voordelen. “We werken met een vaste structuur”, legt Schuster uit. “Of je nu wel of niet met RGS werkt, het gebruik van een standaardtemplate met een uniform rekeningschema levert sowieso voordelen op: denk aan snellere rapportages, minder fouten, en minder tijd kwijt aan maatwerk. Doordat we RGS hebben geïntegreerd, kunnen we bovendien eenvoudiger koppelen met andere systemen en sneller gegevens uitwisselen met externe partijen als banken of collega-kantoren.”
RGS kent ook wel wat uitdagingen. Of beter gezegd aandachtspunten. “Nieuwe grootboekrekeningen worden niet automatisch aan een RGS-code gekoppeld”, vertelt Schuster. “We vinden het belangrijk dat onze medewerkers de vrijheid houden om extra rekeningen toe te voegen als dat voor een specifieke klant nodig is. Ons standaard schema is vrij uitgebreid, maar soms wil je toch iets specifieks toevoegen. Dan moet je handmatig de juiste koppeling maken met RGS. Dat is niet ingewikkeld, maar het vraagt wel even aandacht.”
"Als je het één keer goed aanpakt, heb je er op de lange termijn veel profijt van"
Investering in structuur en efficiëntie
De adoptie van RGS kan nog wel een boost gebruiken. ‘Wat levert het mij op?’, is een veelgehoorde vraag. “De koppeling tussen je eigen rekeningschema en RGS kost in het begin wat tijd en aandacht”, geeft Schuster toe. “Maar als je het één keer goed aanpakt, heb je er op de lange termijn veel profijt van. Het is echt een investering in structuur en efficiëntie. Je blijft gewoon werken zoals je gewend bent, maar je krijgt er meer flexibiliteit voor terug – én je bent beter voorbereid op toekomstige ontwikkelingen in de sector. We merken dat RGS zijn plek heeft gevonden in onze werkprocessen. Het is geen doel op zich, maar wel een nuttige ondersteuning in ons dagelijkse werk.”
Een voorbeeld hiervan is de inzet van RGS in combinatie met de XML auditfiles. “Daar maken we nu al gebruik van”, zegt Schuster. “Het is geen toekomstplan, maar iets wat we in de praktijk al toepassen. Het helpt ons om auditgegevens beter te structureren en aan te leveren op een manier die aansluit bij de wensen van externe partijen.”