Referentie GrootboekSchema (RGS) maakt het uitwisselen van gegevens tussen systemen veel eenvoudiger. Dat is één van de krachten van RGS, meent Maurice Geilen, partner bij VLM Accountants & Adviseurs. “RGS zorgt voor meer uniformiteit in werkwijzen en maakt het overstappen naar andere boekhoudpakketten minder complex. Door te kiezen voor RGS kies je voor een toekomstgerichte en efficiënte manier van werken.”
"We geloven sterk in het stroomlijnen van werkzaamheden en het benutten van technologische oplossingen om onze klanten beter en sneller van dienst te kunnen zijn"
VLM Accountants & Adviseurs is een veelzijdig en professioneel accountantskantoor dat zich richt op het leveren van hoogwaardige financiële dienstverlening aan het midden- en kleinbedrijf. “We bieden een breed scala aan diensten aan, waaronder samenstelwerkzaamheden, wettelijke controles (auditpraktijk) en fiscaal advies”, vertelt Geilen. “Met een team van ongeveer 30 toegewijde professionals bedienen we klanten uit uiteenlopende sectoren, van productiebedrijven tot dienstverleners. Wat ons onderscheidt, is onze focus op efficiëntie en innovatie, waarbij ICT een centrale rol speelt in onze dagelijkse processen. We geloven sterk in het stroomlijnen van werkzaamheden en het benutten van technologische oplossingen om onze klanten beter en sneller van dienst te kunnen zijn. Daarom hebben we de afgelopen jaren bewust gekozen voor nieuwe softwaretoepassingen die beter aansluiten bij onze visie op moderne accountancy.”
Toekomstbestendige processen
Voor het optimaliseren van de dagelijkse processen en het stroomlijnen van werkzaamheden is een onmisbare rol weggelegd voor RGS. “We hebben inmiddels al onze administraties voorzien van een RGS-rekeningschema. Dit hebben we gedaan om optimaal gebruik te kunnen maken van de voordelen die RGS biedt op het gebied van koppelingen, automatisering en standaardisatie. Het was een bewuste en strategische keuze om onze processen toekomstbestendig te maken.”
"Het vergelijken van data tussen administraties is eenvoudiger geworden, en ook benchmarking is nu veel toegankelijker"
Sneller inzicht en verbeterde analyses
Geilen: “De implementatie van RGS heeft ons meerdere concrete voordelen opgeleverd. De koppelingen tussen verschillende softwarepakketten verlopen nu soepeler en efficiënter. Het vergelijken van data tussen administraties is eenvoudiger geworden, en ook benchmarking is nu veel toegankelijker. We merken dat we sneller inzicht krijgen in financiële gegevens en dat de kwaliteit van onze analyses is verbeterd.”
Silverfin
Maar de weg hiernaartoe kostte wel wat tijd. “We moesten onze bestaande administraties aanpassen aan het RGS-schema, wat een investering in tijd en aandacht vergde. De voordelen wegen ruimschoots op tegen de initiële inspanning. Onze keuze om met RGS te werken is vooral ingegeven door de mogelijkheden die het biedt in combinatie met onze samenstelsoftware, Silverfin. Deze software maakt gebruik van RGS in combinatie met de Taxonomie, waardoor we boekhoudpakketten efficiënt kunnen synchroniseren. Dit werkt het beste wanneer de boekhoudsoftware ook RGS ondersteunt. Dankzij deze koppeling verloopt de mapping in Silverfin grotendeels automatisch en AI-gestuurd, wat ons veel tijd en handmatig werk bespaart.”
Ook maakt RGS het eenvoudiger om gegevens uit verschillende administraties te vergelijken, omdat de focus ligt op de RGS-code in plaats van op het rekeningnummer. “Dit bevordert benchmarking en analyse”, vertelt Geilen. “Ook onze fiscale software koppelt makkelijker wanneer RGS wordt toegepast, wat het aangifteproces versnelt. Tot slot werkt scan- en herkensoftware beter met RGS-administraties, waardoor standaardisatie binnen onze organisatie eenvoudiger wordt gerealiseerd.”
Toekomstgericht
Geilen: “Mijn advies betreft RGS? Gewoon doen! Hoe breder RGS wordt toegepast binnen de sector, hoe beter het zal functioneren. Naarmate meer organisaties ermee werken, zullen de voordelen exponentieel toenemen. Het is een stap richting meer standaardisatie, betere samenwerking en hogere efficiëntie.”
Auditfile 4.0
In het kader van toekomstgerichtheid denkt Geilen dat RGS nog veel meer te bieden heeft. “We gebruiken RGS al in combinatie met de XML Auditfile. Zodra versie 4.0 beschikbaar is, zullen we dit nog intensiever gaan toepassen, omdat we verwachten dat de mogelijkheden dan nog verder worden uitgebreid”, besluit Geilen zijn verhaal.