De zorgsector werkt al jaren met uiteenlopende manieren om financiële en niet-financiële gegevens uit te wisselen. Die versnippering maakt het lastig om informatie eenduidig te verzamelen, te vergelijken en opnieuw te gebruiken. Met de ontwikkeling van RGS Zorg wil de werkgroep onder leiding van Sander ’t Hoen van SureSync daar verandering in brengen. “Het doel is om te komen tot een toekomstbestendig rekeningschema, dat beter aansluit op de huidige praktijk en dat actief wordt beheerd en doorontwikkeld.”
Van Prismant naar een toekomstbestendige structuur
Een mooi maar ambitieus streven, beseft ’t Hoen. “De directe aanleiding voor het initiatief ligt bij het bestaande rekeningschema Prismant. Dat schema wordt nog steeds door veel zorgaanbieders gebruikt, maar is inmiddels meer dan twintig jaar oud en al lange tijd niet meer onderhouden. In de tussentijd zijn wet- en regelgeving, financieringsstromen en informatiebehoeften in de zorg sterk veranderd. Daardoor bevat het schema rekeningen die niet meer relevant zijn, terwijl nieuwe elementen juist ontbreken”
"Dat vormde de basis om een aparte werkgroep RGS Zorg te starten en gericht uitbreidingen te definiëren"
Om te onderzoeken of aansluiting bij het Referentie GrootboekSchema mogelijk was, is eerst een inhoudelijke analyse uitgevoerd. “Daarbij is een mapping gemaakt tussen Prismant en RGS”, legt ’t Hoen uit. “Die vergelijking liet zien dat er een duidelijke overlap bestaat, maar ook dat specifieke zorg gerelateerde onderdelen nog niet goed pasten binnen de bestaande structuur. Dat vormde de basis om een aparte werkgroep RGS Zorg te starten en gericht uitbreidingen te definiëren.”
Breder dan één sector
Hoewel de eerste impuls afkomstig was uit trajecten rond gegevensuitwisseling in de verpleeghuiszorg, is vanaf het begin gekozen voor een bredere insteek. “Een structuur die bruikbaar is voor het gehele zorgdomein. Daarom zijn de financiële jaarverantwoordingsmodellen zoals die door het ministerie worden uitgevraagd als uitgangspunt genomen. Die vormen immers de gemeenschappelijke basis voor verantwoording in de zorg”, aldus ’t Hoen.
Intensieve samenwerking in de keten
De totstandkoming van RGS Zorg was een samenwerking tussen partijen uit de hele keten. “Dan moet je denken aan vertegenwoordigers van Zorginstituut Nederland die deelnamen vanuit het programma rond gegevensuitwisseling, evenals het Ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport. Ook kennis- en toezichthoudende partijen zoals het Centraal Bureau voor de Statistiek en de Nederlandse Zorgautoriteit sloten aan, omdat zij aanvullende informatie-uitvragen richting zorgaanbieders hebben. Daarnaast waren twee accountantsorganisaties betrokken, evenals Fizi, de vereniging voor financiële professionals in de zorg, en brancheorganisatie Actiz. Zorgaanbieders zelf leverden feedback via een klankbordgroep die een eerste analyse uitvoerde op de bètaversie. Een intensief maar waardevol traject. Door de verschillende achtergronden ontstonden goede discussies over wat wel en niet thuishoort in RGS Zorg. Dat hielp om tot gedragen keuzes te komen.”
Waarom een aparte bètaversie?
De eerste resultaten zijn gepubliceerd als een aparte RGS 3.8 Zorg-bètaversie. “Die keuze was vooral praktisch”, legt ’t Hoen uit. “De ontwikkeling liep niet synchroon met de reguliere RGS-releasecyclus en kon daardoor niet op tijd in de standaardversie worden opgenomen. Door een afzonderlijke bètaversie beschikbaar te stellen, konden betrokken partijen toch al toetsen, analyseren en feedback geven. De bedoeling is dat de zorguitbreidingen in een volgende reguliere versie worden geïntegreerd, zodat ze onderdeel worden van de bredere RGS-structuur.”
Wat verandert er voor het zorgdomein?
De kern van RGS Zorg is dat zorgorganisaties overstappen van een verouderd, statisch rekeningschema naar een structuur die actief wordt beheerd en meebeweegt met veranderingen in regelgeving en verslaggeving. Waar Prismant jarenlang leek te stagneren, wordt RGS continu onderhouden. Dat verkleint het risico dat organisaties blijven werken met achterhaalde definities of grootboekindelingen.
Implementatie: vooral een ketenvraagstuk
De grootste uitdaging ligt volgens de werkgroep niet zozeer in de inhoud, maar in de adoptie. “Om daadwerkelijk effect te bereiken, moeten softwareleveranciers in het zorgdomein RGS Zorg ondersteunen”, vertelt ‘t Hoen. “Zodra het schema in administratieve software beschikbaar is, vraagt het van gebruikers zelf namelijk weinig extra inspanning. Het wordt dan een geïntegreerd onderdeel van hun financiële administratie, met als voordeel dat gegevens direct consistenter vastliggen en eenvoudiger kunnen worden hergebruikt. In de praktijk kan dat zelfs tijdwinst opleveren.”
"De uitdaging is om die praktijk en de formele modellen beter op elkaar te laten aansluiten, zodat standaardisatie ook echt werkt in het dagelijks gebruik"
Relatie met bestaande uitvragen
Hoe nu verder? “Een belangrijk aandachtspunt voor de komende periode is de aansluiting tussen RGS Zorg en de informatie-uitvragen van verschillende partijen”, zegt ‘t Hoen. “Er bestaan al modellen voor financiële verantwoording, maar in de praktijk blijkt vaak behoefte aan verdere detaillering of net andere uitsplitsingen. De uitdaging is om die praktijk en de formele modellen beter op elkaar te laten aansluiten, zodat standaardisatie ook echt werkt in het dagelijks gebruik.”
Planning en overdracht
Op korte termijn verschijnt een definitieve versie van RGS 3.8 Zorg. Daarna wordt het beheer ondergebracht in de reguliere RGS-structuur en keren de ontwikkelingen terug naar de bestaande taak- en werkgroepen. Tegelijkertijd wordt gekeken naar mogelijke uitbreidingen, bijvoorbeeld wanneer aanvullende informatiebehoeften vanuit de sector daarom vragen.
‘t Hoen, trekker van de werkgroep en nauw betrokken bij de ontwikkeling van deze eerste versie, draagt in de volgende fase die rol over. “Zodat het beheer en de verdere doorontwikkeling structureel worden belegd binnen de bestaande RGS-organisatie en de zorgsector zelf. Het traject was intensief, maar heeft wel geleid tot een gezamenlijke basis. Nu gaat het er vooral om die ook echt te gaan gebruiken.”