In deze rubriek vragen we bedrijven naar de rol van RGS in hun producten of diensten. Dit keer aan het woord Jelke Jansen, productmanager van Unit4.
Wat voor producten of diensten levert Unit4?
“Unit4 is leverancier van diverse oplossingen voor accountants, fiscalisten, administratiekantoren en ondernemers. Met Accountancy Gemak biedt Unit4 een geïntegreerde totaaloplossing. Waarbij we op één platform Fiscaal Gemak, Rapportage Gemak en Werkprogramma Gemak leveren. Onze producten zijn via API’s gekoppeld, waardoor we interessante, domeinoverstijgende inzichten kunnen bieden, die onze klanten met ondernemers kunnen bespreken.”
Hoe speelt RGS een rol in jullie producten of diensten?
“Binnen Accountancy Gemak speelt RGS een belangrijke rol in de uitwisseling van gegevens. Doordat elk veld binnen de applicatie een RGS-code bevat is de uitwisseling van gegevens tussen bijvoorbeeld jaarrekeningen, bankdeponering of vennootschapsbelastingaangifte (VPB) makkelijk en foutloos.”
Welk probleem hebben jullie opgelost met RGS?
“Voor Rapportage Gemak hebben wij naast een directe koppeling met Boekhoud Gemak, Exact Online en Twinfield uiteraard ook de mogelijkheid om met een CSV-bestand de cijfers en omschrijvingen uit de boekhouding te importeren in de kolommenbalans.
Na de import moet je het grootboeknummer voorzien van een label, wij geven een voorzet voor het label door data uit eerdere projecten applicatiebreed te gebruiken. Daarmee gebruiken we ‘de kennis van de cloud’, de labels die andere kantoren hebben gegeven aan vergelijkbare omschrijvingen en nummers. Het label is eigenlijk gelijk aan een RGS-code en wordt gebruikt voor de uitwisseling van gegevens door de gehele applicatie.
Wanneer een kantoor hun administratie al heeft verrijkt met een RGS-code, dan is dat de basis voor het label. De RGS-code heeft dus absoluut de voorkeur en is het minst foutgevoelig. Op het moment dat de basis goed is, dan hoef je als gebruiker minder tijd te stoppen in de controle.”
Kun je een voorbeeld geven van een concrete toepassing?
“Wanneer je als gebruiker de RGS-codes bij elk grootboeknummer in de administratie hebt vastgelegd, dan kun je voor elke klant binnen enkele minuten cijfers uit de boekhouding importeren en doorzetten naar de jaarrekening of VPB-aangifte. Voorheen zat veel tijd in het aanpassen van labels of handmatig overnemen uit de boekhouding. Nu leg je het in de bron goed vast en blijft de RGS-code kleven aan het grootboeknummer en de waardes die daarbij horen.”
Wat is het voordeel hiervan voor klanten?
“Snellere verwerking van data en minder foutgevoelig.”
Wat moeten jullie klanten hiervoor doen?
“Ze moeten binnen de administratie elk grootboek voorzien van een RGS-code. Daarna kan foutloos gecommuniceerd worden met Rapportage Gemak en Fiscaal Gemak.”
Heb je een tip of advies rondom het werken met RGS?
“Begin zo snel mogelijk met het gebruik van RGS in je boekhouding. Start bij de bron en richt een goede standaardadministratie in. Deze kun je eenvoudig distribueren naar ondernemers. Hier heb je later in het proces profijt van. Veel partijen hebben mooie tools om bestaande administraties te voorzien van RGS-codes. En start met nieuwe klanten niet met je oude grootboekschema, maar verrijk je bestaande grootboekschema met RGS.”
Uw verhaal delen?
Gebruikt uw bedrijf RGS, en wilt u uw verhaal delen in deze rubriek? Neem contact op met ons.